21 de Julio de 2018

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OCHO PASOS PARA GESTIONAR EL CAMBIO CON ÉXITO

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Muchas veces sabemos que algo en nuestra empresa está mal, pero no lo cambiamos por miedo a generar problemas, resistencia de la gente o empeorar aún más.

Pero definitivamente, no hay que tener miedo, si vemos que un proceso se podría o debería hacer mejor, debemos intentarlo.

Para evitar complicaciones, estos 8 pasos pueden ayudar:

1. Conocer bien el proceso actual. Buscar primero si ya hay documentación sobre el proceso, sino entrevistar a los involucrados en el mismo para investigar por qué se hace así, y por qué no se ha cambiado aún. Quizás se necesita mucha inversión en tecnología, o simplemente “siempre se hizo así”.

2. Entender por qué se quiere cambiar el proceso actual. Puede ser por un requerimiento legal, por quejas del cliente o por reducción de costos. La razón va a ser el “pasa-no-pasa”, ya que determina si el cambio debe hacerse sí o sí, o depende del costo-beneficio.

3. Definir el nuevo proceso. diseñar el nuevo proceso y documentarlo, para explicar el cambio a los empleados afectados, y asegurarse que entienden el cambio.

4. Lograr el acuerdo y compromiso de todos los involucrados. Lo ideal sería definir el proceso entre todos los involucrados en el mismo, para asegurarse que están de acuerdo con los cambios y que no impacta negativamente en ningún otro proceso asociado. Los procesos siempre tienen tareas que se hacen antes y tareas que sea hacen después, por lo que un cambio puede afectar a estas tareas relacionadas. Involucrar también a las personas que hacen estas tareas y consultarle si el cambio les impacta y pedir sugerencias.

5. Medir la performance del proceso. Buscar una forma de medir el proceso, para poder comprobar si con ese cambio el proceso mejora o no, y si se mantiene en el tiempo. Por ejemplo, si el objetivo era reducir el tiempo para la producción de un bien, medir si se redujo realmente con el cambio, y establecer una metodología para continuar midiéndolo y poder observar si el cambio se mantiene o si produce un retraso en otro punto.

6. Capacitar a la gente. Entrenar a todos los involucrados y documentar en un instructivo o manual los pasos para que quede registrado para otros empleados en el futuro, o para que los empleados actuales pueden revisar el proceso en caso de dudas. Suele pasar que como no se acuerdan de los cambios o se olvidan de los mismos, los empleados vuelven a aplicar los viejos métodos y todo el cambio queda descartado, mientras que la gerencia confía en que se ha implementado con éxito. Luego, si el punto 5) se cumplió bien y se está midiendo, vuelven a aparecer las demoras y no se entiende por qué. Normalmente se le echa la culpa al nuevo procedimiento y la gente se desmoraliza por el tiempo perdido. Es por eso que este punto es uno de los más importantes para asegurar que el cambio perdure y la moral de los empleados también.

7. Definir cuándo se implementó el cambio. En el método de medición, buscar señalar la fecha de implementación o momento de cambio, a partir del cual empezarían a verse las mejoras. De esta forma puedes verse claramente la efectividad del cambio.

8. Medir, analizar y controlar. Continuar utilizando el método de medición luego de implementado. Comparar las nuevas mediciones con las anteriores al cambio, y analizar si fue suficiente el cambio, si todavía falta mejorar algo. Si se utilizan gráficos de control, se pueden modificar los límites según los nuevos valores. Como se menciona en el punto 6, puede que a veces los empleados vuelvan al proceso anterior. Esto puede verse claramente en un gráfico o tabla de medición pues se vuelve a ver la misma performance que antes del cambio. Si es así, verificar el proceso personalmente con los empleados.

Estos 8 pasos son fundamentales para que los cambios sean efectivos y para fomentar los cambios en el futuro. Esto es porque si un cambio se implementa de forma deficiente y no trae los resultados deseados, los empleados se frustran y no quieren ser parte de ninguna otra mejora, y los directivos también van a resistirse a cambiar. Por el bien de la organización, buscar continuamente cambiar procesos ineficientes es un deber si se quiere ser rentables y competitivos.

Por último, les recuerdo las frases del libro “Quién se ha comido mi queso” de Spencer Johnson, Bestseller mundial:

• El cambio ocurre
• Anticipate al cambio
• Monitorea el cambio
• Adaptate rápidamente
• Cambia
• Disfruta el cambio
• Prepare para cambiar y cambiar y seguir cambiando!

Les deseo lo mejor en esta semana, ¡Disfruten el cambio en sus vidas y en sus trabajos! Para consultas o sugerencias me pueden contactar a Luciana.paulise@biztorming.com.ar

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