15 de Diciembre de 2018

Las 9 reglas para no perder más tiempo en las reuniones

Valora este artículo
(0 votos)

Si duran más de 40 minutos, se pierde foco y motivación. Por qué no siempre conviene que la máxima autoridad de la empresa presida los encuentros.

Más del 40% del tiempo en las empresas se pierde en reuniones improductivas. Si esto se traduce a cifras, seguramente los financieros estarán más que preocupados en semejante despilfarro de dinero y de energía.

¿Por qué sucede? Básicamente porque hay una tendencia a improvisar las reuniones y a no llevarlas de acuerdo con un orden que permita que sean dinámicas y efectivas.

Nueve reglas para reuniones dinámicas y efectivas:

1- Las reuniones se planifican: Es necesario distribuir al menos 3 días hábiles antes el temario, la agenda (con la duración de inicio y finalización) y las metas o formas de medir el resultado exitoso del encuentro.

2- Duración: En el caso de reuniones asiduas, recomiendo hacerlas en 40 minutos como máximo. Más allá de eso, se pierde el enfoque y la motivación.

3- Organizar el encuentro: Requiere la reserva de la sala y contar con todos los elementos necesarios, incluido el café o refrigerio, lo que evitará molestas interrupciones o silencios abruptos cuando ingresa el personal de asistencia. También, comunicarlo adecuadamente y enviar un recordatorio 24 horas hábiles antes.

Desde luego, incluye probar y prever todos los elementos técnicos necesarios, como proyector y computadora; y físicos, como pizarra, marcadores que funcionen, papel en blanco o blocks de notas para cada participante y lapiceras. Los detalles marcan la diferencia y ahorran tiempo.

4- Celulares apagados: En muchas empresas, se dejan fuera de la reunión, a cargo de una persona que oficia de asistente: en caso de una emergencia, será ella la indicada de llamar al colaborador y pasarle la llamada fuera del espacio del encuentro. También funciona muy bien colocar bloqueadores de señales de celular dentro de la sala.

5- Avanzar según el orden del día: Se supone que, si lo han preparado correctamente, cada participante tiene consigo todos los elementos, materiales, datos e informes que presentará en su momento de exposición. No debe haber dilaciones ni interrupciones.

Si quedan puntos pendientes, podrán fijar reuniones con todo el equipo o con algunos miembros en una fecha concreta, para avanzar, y luego reportar a los demás de idéntica forma al encuentro original.

6- Conducir la reunión: Si bien hay una tendencia a que la máxima autoridad presida el encuentro, no siempre es recomendable. Puede ser rotativo, o bien, asignar mensualmente un responsable que hará respetar, con disciplina y dirección, la duración de todo el encuentro; hará callar cuando se superpongan temas en debate; sacará las conclusiones que luego se volcarán en el registro o minuta y traerá el foco cuando se vayan por las ramas.

NOTAS RELACIONADAS:

"El acceso concreto a la calidad de talento" es uno de los "marcadores de éxito"

Millennials vs. seniors: cómo integrar diferentes generaciones en la oficina

Necesitarán asignar una persona que tome notas sobre los abordajes y decisiones. Esta minuta no es una transcripción del encuentro: es el reflejo de lo decidido, agregando el responsable del tema, fechas límite, y explicitando cómo se reportará el resultado exitoso. Es fundamental que cada uno hable a su tiempo, y que no se superpongan.

Una técnica que funciona muy bien: cuando alguien se va por las ramas, decir muy claramente: “¿Y el punto es…?” para que vaya directo al grano.

7- Recapitulaciones parciales: Luego de cada punto, quien conduce la reunión pasará en limpio lo decidido en la reunión. Los encuentros de trabajo no son para quejarse o pasar solamente un parte diario de problemas. Deben convertirse en espacios de aprendizaje, evolución y de cooperación entre los integrantes.

8- Resumen de lo abordado: Quien preside la reunión reforzará la síntesis del día, reiterará los compromisos para que cada uno asuma su responsabilidad y será el responsable de que le llegue la minuta-resumen a todos los participantes, como máximo en las 24 horas hábiles siguientes a la fecha.

Importante: colocar debajo que, en caso de no recibir respuesta o feedback de cada persona en las siguientes 48 horas, se considerará aprobado el resumen, y se da por hecho que todo está en ejecución según lo hablado, con las responsabilidades que le quepan a los presentes.

9- Invitar con criterio: Un error muy frecuente es convocar a personas que no tienen nada que ver con los temas del orden del día. Esto también se paga caro en cualquier organización, ya que, por abarcar mucho, se dispersa la energía, y se quita tiempo productivo que debería aplicarse en otras tareas.

En todo caso, si en la reunión se lo ha establecido, se puede copiar el resumen a la persona que no asistió, indicándole específicamente por qué se le está enviando y qué se espera de su gestión.

Fuente: cronista.com

Comentario en Facebook

Copyright 2012 © - Todos los derechos Reservados | Design by ideas2.com.ar