15 de Noviembre de 2018

Nuevas reglas para las empresas respecto a sobornos

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La Oficina Anticorrupción fijó las pautas sobre el contenido del código de ética, y las reglas y procedimientos del compliance, la capacitación interna y el rol del responsable de este control respecto de la propia sociedad y de terceros.

El organismo que dirige Laura Alonso publicó los Lineamientos de Integridad para el mejor cumplimiento de lo establecido en la Ley de Responsabilidad Penal de Personas Jurídicas, ante la necesidad de que las empresas cuenten con un programa de control interno para evitar la corrupción.

El Programa de Cumplimiento, Integridad o “compliance” que exige la normativa servirá para la graduación de la pena, porque si se la empresa tenía uno y realmente lo aplicaba, va a tener mucho menos castigo que si no cumplía con las exigencias de la ley penal empresaria en esta materia.

Además, es obligatorio contar con un Programa de Integridad para poder contratar con el Estado, remarca Dolores Olveira en una nota para cronista.com.

Los Lineamientos de la Oficina Anticorrupción son una guía técnica para la implementación de los Programas de Integridad establecidos en la ley penal empresaria.

Esos lineamientos contemplan, entre otras, las siguientes cuestiones, enumeró un boletín del estudio Tavarone, Rovelli, Salim & Miani:

-Posibilidad de explicación del Programa: las entidades alcanzadas deberán elaborar un Programa acorde a la dinámica propia de su actividad, permitiendo su explicación a la autoridad en cuanto a los fundamentos del mismo y su razonabilidad.

-No obligatoriedad: no obstante las ventajas enumeradas por la Oficina Anticorrupción , la adopción de un Programa no resulta obligatoria en todos los casos.

La decisión de su implementación estará sujeta a la evaluación que las entidades realicen con relación a su exposición de riesgos y marco de desarrollo de sus actividades, entre otros factores.

-Carácter adecuado: en caso de implementarse un Programa, el mismo deberá confeccionarse de manera adecuada, esto es, atendiendo a las pautas de riesgo, dimensión y capacidad económica de la entidad.

-Contenido obligatorio y optativo: a los elementos que fija la ley (Código de Ética, Reglas y Procedimientos Preventivos y capacitación periódica), se sugieren distintas herramientas opcionales (canales internos de denuncia, protección del denunciante, análisis periódico de riesgos, entre otros).

-Pasos para el diseño e implementación: se sugieren ciertos pasos a seguir en cuanto a su diseño e implementación del Programa.

Entre ellos, compromiso de la Alta Dirección en cuanto al impulso del Programa; evaluación de la persona jurídica e identificación sus riesgos; definición de un plan de exposición de riesgos; implementación del plan delineado; medición y evaluación del Programa en curso; comunicación y difusión del Programa a sus empleados y terceros relevantes.

Contenidos

Los lineamientos de la Oficina Anticorrupción describen diversos elementos que podrá contener el Programa, brindando parámetros generales para facilitar su diseño y aplicación:

-Código de Ética: deberá agrupar en un único documento la totalidad de las políticas de integridad generales aplicables a todos los colaboradores de la entidad y a terceros. Del mismo debe desprenderse con claridad los valores de la organización, las pautas éticas aplicables a sus integrantes, prohibiciones de los comportamientos indebidos y las sanciones en caso de su incumplimiento.

-Integridad en procedimientos licitatorios e interacciones con el sector público: estas reglas y procedimientos deben cubrir toda interacción relevante con los integrantes del sector público. Se sugiere contemplar:

-Con relación a las compras y contrataciones: interacciones con funcionarios que tengan capacidad decisoria en la asignación de recursos estatales; elaboren proyectos de inversión; publiquen o difundan llamados a procedimientos licitatorios; integren comisiones evaluadoras; tengan a cargo actividades de inspección o supervisión de obra; integren comisiones receptoras o expresen conformidades de servicios y productos adquiridos; pertenezcan a áreas contables o financieras capaces de librar pagos.

-Con relación a otras interacciones con posible carácter riesgoso, funcionarios a cargo de: habilitaciones y permisos; actividad recaudadora; inspecciones y superintendencia; ejercicio de una actividad reguladora.

-Con relación a sus propios integrantes: sectores comerciales, de ventas, compras y marketing; gestores y representantes legales y comerciales; áreas de relaciones institucionales y de relaciones con gobiernos; distribuidores y áreas operativas responsables de entrega de bienes; representantes técnicos en obras y áreas operativas responsables de la ejecución de trabajos contratados; áreas financieras y responsables de aprobar o canalizar pagos.

Sobre las Reglas y Procedimientos, se sugiere identificación clara de los agentes estatales como contraparte de riesgo; expresión de tolerancia cero al soborno o pagos indebidos realizados en nombre o interés de la persona jurídica; clara vocación de que ningún acto realizado en nombre o interés de la persona jurídica busque como objetivo principal influir indebidamente sobre un funcionario en beneficio de la organización; prohibición de la búsqueda o aprovechamiento de información privilegiada o confidencial.

También desincentivos a toda participación o colaboración en actos de direccionamiento o fraudulentos conducidos por los funcionarios; regulación clara de prohibiciones y excepciones de obsequios a funcionarios públicos; desincentivos a todo empleo indebido iniciativas solidarias o acciones similares; distinción clara entre pagos a organismos y los dirigidos a funcionarios que redunden en beneficio personal; prohibición de aportes de campaña en nombre de la persona jurídica; obligación de comunicar internamente le existencia de vínculos con funcionarios superiores.

Capacitaciones

Para las capacitaciones periódicas se recomiendan las siguientes pautas: promoción por parte del Directorio y la Gerencia de la participación activa de los empleados en las actividades; plena participación de la Alta Dirección en las actividades de capacitación; sincronización con el Código de Ética y las políticas del Programa; combinación de capacitaciones generales con otras personalizadas; una capacitación inicial (como parte de la inducción de cada empleado que ingresa a la organización) y una general obligatoria al menos una vez al año; incentivos claros para capacitarse; evaluación de las capacitaciones en cuanto a lo siguiente:

-La correcta formación de sus receptores.

-Su dictado a través de encuestas de satisfacción u otras mediciones.

También demostración de su existencia documentando todos sus respectivos detalles; proyección del monitoreo continuo; actualización y renovación permanente de los contenidos, incorporando las lecciones aprendidas; incorporación de instancias de orientación que incluyan asesoramiento ante consultas y casos concretos.

Investigación interna

La investigación interna se deberá reglamentar de manera tal que se respeten los límites derivados de los derechos de intimidad, privacidad y dignidad de los trabajadores, a la vez que, en el manejo de la información, se deberá cumplir con las directivas de obtención y tratamiento de datos personales.

Se recomienda la adopción de un protocolo interno escrito, en el cual se regulen las cuestiones relativas al acceso a los medios y dispositivos que el empleador provee a los trabajadores, en el cual se informe que la información almacenada en dichas fuentes es propiedad de la persona jurídica.

También, será deseable que se prevean cuestiones relativas a la cadena de custodia de la información (y la opción de apoyo externo cuando se trata de manejo de evidencia electrónica), entrevista de testigos e involucramiento o exclusión de áreas internas en función de su posible implicancia en los hechos.

Se sugiere la adopción de pautas para proceder en casos como: acceso al correo electrónico corporativo del trabajador; acceso a los registros de llamadas; registros de seguimiento satelital de vehículos; acceso al historial de navegación de Internet; acceso a los documentos almacenados; acceso a sus cajones o armarios; video-vigilancia; acceso a los registros de ingreso y egreso; inspecciones de ropa, bolsos y automotores; pruebas por consumo de estupefacientes; entrevistas en investigaciones internas.

Debida diligencia hacia terceros

Los Lineamientos de la Oficina Anticorrupción sugieren:

-Conocer a las contrapartes con las que opera y contar con información sobre las características y los vínculos de los terceros, incluida su reputación comercial y la relación, si la hay, con funcionarios locales o extranjeros. El grado de escrutinio debe aumentar en la medida en que sean mayores las alertas.

-Asegurar una adecuada comprensión de la lógica de la relación que se entabla con los terceros. Además, se debe controlar que el tercero realmente esté realizando el trabajo por el que se lo contrató y que su compensación sea acorde con la labor.

-Transmitir adecuadamente a los terceros las políticas de integridad de la organización y exigirles su cumplimiento.

-Controlar las acciones que realizan los terceros en aquellas actividades que pueden ser percibidas como actuación en nombre, beneficio o interés de la persona jurídica según su significado habitual en el contexto de los negocios que se llevan a cabo.

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Serán consideradas contrapartes relevantes las filiales; socios en Uniones Transitorias; distribuidores; agentes; representantes comerciales; intermediarios; gestores; lobistas; contratistas; consultores; despachantes de aduana; proveedores; prestadores de servicios y clientes.

El análisis a aplicar sobre los terceros alcanzados por la evaluación deberá contemplar aspectos tales como estructura y funcionamiento; composición del negocio del tercero; reputación; vínculos y relaciones; posibles conflictos de intereses; solvencia financiera; idoneidad técnica/profesional; trayectoria; existencia de un Programa o Políticas anticorrupción.

Transformación societaria

Se debe realizar un proceso de debida diligencia en procesos de transformación societaria. Se recomienda un análisis asociado a la integridad de la persona jurídica adquirida consistente en un escrutinio amplio y riguroso. Estos supuestos, contemplan los casos de transformación, fusión y escisión en los términos de la Ley General de Sociedades.

Los controles propios de un M&A due diligence podrán incluir acciones tales como verificación de cumplimiento anticorrupción por parte de la empresa target; implementación de políticas anticorrupción por la empresa target; capacitación en tales políticas a directores; auditoría post cierre.

Responsable Interno

Se establecen las pautas que hacen a las funciones del Responsable Interno del compliance, enumerando entre sus posibles principales funciones las consistentes en análisis de los riesgos éticos; diseño de políticas internas, conducción del Programa; asesoramiento en dilemas éticos; gestión de denuncias; protección de denunciantes; liderazgo en investigaciones internas; apoyo sobre autodenuncia y cooperación con autoridades; supervisión del Programa; planificación estratégica de la organización; diseño de capacitaciones; adecuación del Código de Ética a la normativa vigente.

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